Método Kaizen para conseguir una mejora continua

Para lograr los beneficios asociados a la aplicación del Kaizen, toda organización que decida adoptar esta metodología debe tener en cuenta que se construye sobre cuatro pilares básicos:

• Poner el foco en las personas: no son máquinas, no siguen instrucciones al pie de la letra y pueden cometer errores. En cambio, tienen talento, saben pensar, y no hay mayor error que no sacar provecho de ello.
• Mejora continua: la mejora es infinita. A base de innovación, siempre existe la posibilidad de hacer lo mismo con menos recursos, de hacer más con los mismos recursos, o de hacerlo de una manera distinta que te permita conseguir el mismo resultado.
• Enfoque científico: nuestros pasos han de estar guiados por el método científico porque, por ahora, es lo mejor que conocemos. Así que hay que centrarse en datos, tomar decisiones lo más informadamente posible, no dejarse llevar por intuiciones. Hay que incentivar en nuestras organizaciones que la gente se sienta libre de probar, porque el ensayo-error es lo que nos permite avanzar.
• Cultura del trabajo estándar: la estandarización de procesos es un elemento central del Lean Manufacturing y el Kaizen. Se lleva trabajando desde hace muchos años, y la ISO 9001 ha abanderado el proceso. Sin embargo, con cultura estándar nos referimos sobre todo a la acumulación de formas de trabajar efectivas. Cada vez que descubrimos una manera de hacer las cosas que funciona, la recogemos y la ponemos en práctica.

El camino de la mejora

La metodología Kaizen nos dice que las mejoras de procesos hay que abordarlas en 2 etapas bien diferenciadas.

1. Control y estabilización. En una primera fase, nos damos cuenta de que los indicadores que no se han medido con anterioridad nos muestran variabilidad en los resultados. Esta situación no es deseable en ninguna empresa porque no permite planificar, así que vamos a tratar de evitar las desviaciones más grandes, las más separadas de la media. Además, son las más fáciles de identificar y, por tanto, de determinar los motivos que las provocan, pues suele tratarse de problemas monocausales. Tras un tiempo trabajando, lo normal es haber controlado los picos de variabilidad, de modo que nos podemos centrar en las desviaciones más pequeñas, cuyas causas son más difíciles de detectar, pues suelen ser más de una. Existen herramientas específicas para ello.

2. Mejora. Cuando tenemos controladas las dos primeras fases, es el momento de introducir mejoras radicales. Esto puede parecer una contradicción, pues tras haber trabajado duro para perfeccionar nuestros procesos, introducimos un elemento que quizás nos va a obligar a volver a empezar. Sin embargo, introducir una mejora (una máquina nueva, por ejemplo) en un sistema que no está estabilizado puede ser contraproducente. Por tanto: primero estabilizar, luego mejorar.

Indicadores para focalizar la mejora

Los indicadores son fundamentales para conseguir mejorar, pues permiten focalizar la mejora donde hace falta. Ya sabemos que lo que no se mide no se puede entender, y lo que no se entiende no se puede mejorar.

• Monitorizar los indicadores nos muestra las desviaciones, permite identificar los motivos y ponerles remedio.
• Los indicadores nos ofrecen datos para entender los procesos a lo largo del tiempo. Así, tras un año de monitorización, conocemos los formatos más productivos, las piezas que provocan más atascos en una máquina, las ratios de productividad por tipo de máquina, etc. Hoy en día es muy fácil obtener datos y aprovecharlos para mejorar.

Técnicas de resolución de problemas con Kaizen

Existen muchísimas técnicas diferentes para la resolución de problemas, pero la clave no se encuentra en conocerlas todas, sino en ser capaces de aplicar a cada problema una metodología que sea adecuada.

Algunas de las herramientas existentes son:

• Identificación de problemas: tormenta de ideas, sistemas de sugerencias, indicadores, trigger points, diagrama de pareto, checklist, 4W+1H.
• Localización de la causa raíz y solución: 5 porqués, diagrama de Ishikawa, diagrama de relaciones.
• Herramientas de seguimiento: listado de seguimiento, paneles Kanban, reuniones de seguimiento.
• Herramientas complejas: informe A3, 8D, AMFE.

Descentralización de la mejora

Tradicionalmente, en las organizaciones la resolución de problemas es materia para los mandos intermedios, pero Kaizen propone que sea responsabilidad de todos sus integrantes y que fluya en ambos sentidos de la jerarquía. Lo lógico es que cada persona sea capaz de resolver los problemas que correspondan a sus funciones. No tiene sentido que el director general se preocupe por el fallo de una máquina, como tampoco lo tiene que un operario se preocupe por cómo mejorar las ventas internacionales.

Hay que conseguir que cada nivel de la empresa tenga claro qué problemas puede abordar y qué métodos de resolución son los más adecuados. Esto implica confiar mucho en las personas; que, proporcionando la formación y las herramientas necesarias, los operarios van a ser capaces de resolver problemas o de detectarlos y escalarlos al mando pertinente.

Los esquemas descentralizados, como es el caso de las organizaciones avanzadas, funcionan mejor.

Cómo implantar el método Kaizen

Para implantar el método Kaizen, en Festo hemos desarrollado una propuesta que consiste en:

1. Convencer y convencerse de que la metodología funciona y que es factible implantarla.

2. Formar a las personas.

3. Establecer qué y cómo medir.

4. Establecer rutinas de análisis, de menor a mayor complejidad. La mejora continua requiere tiempo y seguir los pasos adecuados.

5. Extender el modelo. Cuando hemos comprobado que el modelo funciona, es el momento de aplicarlo a otras áreas.Celebrar. Reconocer el trabajo bien hecho es importante, porque refuerza al equipo, motiva para emprender un nuevo ciclo y ofrece perspectiva.

6. Celebrar. Reconocer el trabajo bien hecho es importante, porque refuerza al equipo, motiva para emprender un nuevo ciclo y ofrece perspectiva.