Los almacenes tienen un impacto global en toda la cadena de suministro, pero es habitual que no se les dedique el tiempo o el análisis que merecen; normalmente, porque no forman parte del área principal de la actividad de la empresa, sino que cumplen funciones de soporte. Así, quedan relegados a un segundo plano y no se les dedica la atención necesaria para su optimización. Sin embargo, «el almacén es una fuente de mejora de la productividad y de reducción de costes», destaca José Luis Sánchez Castellví, consultor de Festo.
Antes de entrar en el detalle de la gestión del almacén, es necesario diferenciar entre la gestión física de stocks y su planificación, conceptos que a menudo se confunden.
- Planificación: determina qué producto, en qué cantidad y cuándo se recibe o se entrega, o qué nivel de stocks necesitamos en el almacén en cada momento.
- Gestión física: es la que incumbe directamente al almacén, pues comprende la responsabilidad sobre el stock físico; es decir, la custodia y la ejecución de las operaciones que derivan de las decisiones tomadas en Planificación.
En la productividad del almacén influyen tanto su diseño como la operativa del día a día. Además, debemos tener en cuenta todos los elementos que lo componen: productos, personas, máquinas, manipulaciones e instalaciones. Por tanto, es importante disponer de una visión global del conjunto, porque la optimización de un aspecto muy localizado puede desajustar otro y acabar provocando el efecto contrario.
A la hora de definir la operativa del almacén, debemos clarificar los objetivos que perseguimos y priorizarlos, para evitar así que entren en conflicto unos con otros. Por ejemplo, aumentar la calidad y reducir costes puede resultar complicado de compatibilizar.
Análisis de la demanda
La función primera de un almacén es dar servicio para satisfacer una demanda, de modo que resulta imprescindible conocer cuál es esa demanda en relación a aspectos como:
- El producto o servicio que hemos de ofrecer: características físicas; requerimientos de almacenaje; formatos de entrada, almacenaje y salida; agrupaciones y desagrupaciones en diferentes unidades de gestión; requerimientos de servicio (horarios, FIFO/LIFO, control de estados, control de calidad, manipulación, etc.).
- El volumen que supone: cronograma anual de entrada, salida y anual del stock almacenado; determinar la clasificación ABC de entrada y salida (qué genera más movimiento y qué menos, según el principio de Pareto); determinar la estacionalidad; estimación de la evolución de volúmenes en próximos años.
- Los escenarios posibles a los que nos podemos enfrentar: el nivel máximo de demanda que admite el almacén, las condiciones normales y previstas, el nivel mínimo de demanda para que el almacén funcione.
- Los puntos críticos: en función del tipo de producto (sector en el que operamos, características especiales, variabilidad, etc.) y del tipo de servicio (frecuencia de recepciones y entregas, horarios, trazabilidad, calidad...).
Criterios de diseño y de gestión
Las características de la demanda marcan los criterios que debemos fijar respecto a:
- Zonificación o agrupación: hay que definir diferentes zonas de almacenaje en función del tipo de producto (dimensiones, protección respecto a la climatología, control de temperatura o humedad, seguridad, peligrosidad, etc.), de las operaciones (picking, kitting, manipulación), de la clasificación ABC de volumen.
- Tipo de soporte: debemos determinar el soporte más adecuado según las características del producto y las operaciones a realizar.
- Tipo de control que necesitamos del stock: control de ubicación, verificar los requisitos de trazabilidad, verificar si requerimos un flujo FIFO o no, sistema de indentificación.
- Ubicaciones dedicadas o caóticas: ¿cada ubicación alberga un único tipo de referencia o puede combinarlas? La tendencia es a organizar la mercancía en ubicaciones caóticas, pues optimiza el espacio disponible y, si se dispone de un sistema de gestión eficiente, ahorra tiempo.
Tecnología
La tecnología nos proporciona herramientas muy útiles en cuanto a sistemas de almacenaje, equipos de manutención y sistemas de gestión de almacén (SGA o WMS, del inglés Warehouse Management System)
- Sistema de almacenaje:
- Almacén convencional: en bloque, indicado para pocas referencias; rack selectivo, el más extendido por su versatilidad y bajo coste; estantería de doble profundidad, para ganar densidad y aprovechar mejor el espacio; estantería sobre base móvil, que permite optimizar el espacio, pero ralentiza los movimientos de entrada y salida; estantería compacta, para pocas referencias de gran volumen; estantería push-back, recomendable para pocas referencias y aprovechamiento de espacio; estantería dinámica, para trabajar en FIFO.
- Almacén automatizado: estantería con sistema Pallet Shuttle, para aumentar la profundidad de los canales y ganar densidad de almacenaje; transelevadores, indicado para altas exigencias de productividad y de capacidad de almacenaje; miniload, idóneo para material pequeño con rotación elevada; carrusel vertical, para aprovechar al máximo la superficie ocupada con materiales pequeños; carrusel horizontal, para material pequeño y ligero, ofrece alta velocidad de picking, pero poca capacidad.
- Equipos de manutención: transpaleta eléctrica a pie, transpaleta eléctrica con hombre a bordo, transpaleta manual, apilador a pie, apilador con hombre a bordo, carretilla contrapesada, carretilla retráctil, carretilla con pantógrafo, carretilla torre trilateral, carretilla torre bilateral, transportadores de rodillos, transportadores de cinta, sistemas de transferencia, vehículos de guiado automático (AGV), vehículos guiados por láser (LGV), retractiladora automática, robot paletizador, paletizador cartesiano, encajadora automática.
- SGA / WMS: para el sistema de gestión de almacén disponemos de dispositivos de planta, sistema de radiofrecuencia (RFID), software de gestión, pick to light, pick to voice.
Organización
En los aspectos organizativos del almacén hay que concretar:
- Layout: aparcamiento de vehículos; muelles y zonas de carga/descarga; zona de recepción; zona de control, devoluciones, bloqueos e incidencias; stock de reserva; picking y preparación de pedidos; consolidación de cargas; embalado y expedición; zona de palets y embalajes; aparcamiento de carretillas y carga de baterías; taller de mantenimiento; zona de residuos; oficinas; vestuarios y servicios. Lo más recomendable es organizar el layout en forma de "u", lo que nos va a permitir optimizar los recursos de gestión y conseguir una operativa más eficiente.
- Flujos: es necesario definir bien todos los flujos que se van a dar en nuestro almacén, establecer los procedimientos relacionados y compartirlos con todo el equipo, con el objeto de que se lleven a cabo de manera estandarizada. Entre los flujos posibles, se encuentran la descarga, la recepción, el control de calidad, la consolidación/desconsolidación, cross-docking, clasificación, ubicación, batch picking, preparación de pedidos, manipulado, carga, expedición, etc.
- Recursos humanos: hay que dimensionar la necesidad de personal en cada uno de los escenarios posibles; definir su nivel de capacitación y polivalencia, para establecer un plan de formación adecuado; y hay que definir el sistema de evaluación y seguimiento del personal.
Optimización
Una vez el almacén está en funcionamiento, es necesario abordar los puntos de mejora siguiendo un enfoque Lean, que contempla cuatro herramientas principales:
- Cuadro de mando: se definen los KPIs, en función de los criterios que hemos marcado como prioritarios en el funcionamiento de nuestro almacén. La medición de tiempos de los procesos es fundamental para poder reducirlos y disminuir la carga de trabajo. Hoy en día hay disponible una gran variedad de dispositivos tecnológicos para monitorizar cada procedimiento, incluyendo los desplazamientos de personas, los desplazamientos y tiempo de uso de las máquinas, y el mapa de calor del almacén (intensidad de uso de cada zona).
- Las 5 S: es un elemento básico en cualquier almacén, un manual de orden para saber dónde hay que ubicar cada elemento (máquinas, herramientas, stocks, materiales, consumibles, mobiliario, documentos, material de oficina, etc.) mediante señalización, y un plan de limpieza.
- Gestión visual: toda la información recogida se debe transmitir al equipo mediante paneles visuales situados en los puntos adecuados del almacén. De esta manera, mejoramos la implicación en el proyecto.
- Kaizen + Lean: las herramientas PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) están muy desarrolladas en el entorno productivo, pero no tanto en el almacén, y son igualmente útiles para optimizar su rendimiento. Entre ellas se encuentran, el análisis de procesos, el Value Stream Mapping (para detectar las operaciones que aportan valor y las que no), el Mura (lo que no es estable), el Muri (sobrecargas), los Mudas (los desperdicios), la estandarización, la identificación de pérdidas (no disponibilidad de recursos, preparaciones y ajustes, pérdidas de velocidad, paradas, defectos y reprocesos, puesta en marcha).
La conclusión es que prestar la atención adecuada al almacén puede generar muchos beneficios para la empresa.
