Consultoria de optimización de procesos

→ Metodología

La metodología presentada es una metodología propia de Festo, puesta en práctica en nuestras propias fábricas en Alemania, e incorpora conceptos de las grandes filosofías de mejora de procesos como Lean, SixSigma, theory of Constraints e industria 4.0. Las diferentes fases del proyecto son las indicadas en la figura 1.

Estas fases son una aproximación general pero durante el transcurso del proyecto puede ser necesario adaptar, ampliar o reducir el número o duración de cada una de las subfases. En cada caso se coordinará con el responsable del proyecto.

A continuación pasamos a hacer una descripción más extensiva de las fases principales.

→ Fase previa de preparación

Antes de comenzar, es necesario establecer un plan de trabajo preliminar asignado cada proceso a un equipo de consultores según su nivel de expertise. También se establecerán indicadores de seguimiento del proyecto, sistema de reporting, comunicación y gestión documental y principales hitos del proyecto. Si fuese necesario, se realizará una reflexión estratégica basada en Hoshin Kanri con la dirección para poder alinear los objetivos de la organización con los del proyecto.

→ Fase de análisis

En esta primera fase el objetivo es entender el proceso e identificar el potencial y oportunidades de mejora. Para ello se utilizarán diferentes herramientas de análisis dependiendo de la tipología de proyecto a abordar. Las herramientas de análisis que podrán utilizar en cada caso incluyen:

• Diagramación de procesos
• Value Stream Mapping (VSM)
• Diagrama de calles
• Herramientas Six Sigma
• Análisis de KPIs
• Hoshin Kanri

En una primera fase se determinará la herramienta adecuada según la casuistica de cada proceso. Esto se realizará para todos los procesos con coordinación entre el consultor Senior y el coordinador del cliente. Para recopilar la información necesaria, se realizarán visitas in situ, solicitud de datos de proceso y entrevistas con los principales involucrados. Tras este análisis el siguiente paso será identificar las oportunidades de mejora y las principales líneas de actuación. Para ello las fuentes de información principales serán:

• Análisis de los diagramas de procesos
• Deviaciones detectadas tras el análisis de los indicadores
• Benchmarking con best practices de otras organizaciones o metodologías canónicas.
• Otras cuestiones identificadas en las entrevistas con los integrantes.

Tras identificar las principales líneas de trabajo se pondrán en común con el coordinador del proyecto del cliente antes de iniciar la siguiente fase. También se establecerán objetivos medibles para cada proceso de manera que se pueda evaluar la fase posterior.

→ Ejecución

La ejecución dependerá de la fase anterior y su duración y metodología será variable en función de la dificultad de cada línea de actuación. No obstante, un esquema general sería el siguiente:

• Creación del equipo motor: de cara a lograr el objetivo de conseguir transmitir el conocimiento y las metodologías utilizadas se creará un equipo de personal del cliente involucrados en el proceso que será coordinador por el consultor de Festo. Dicho equipo se creará ex profeso para el proyecto y se disolverá al finalizar el mismo, por lo tanto una de las prioridades será integrar en cada uno de los proceso todas las mejoras identificadas antes de la finalización.
• Formación en las herramientas específicas necesarias: según que se identifique en la primera fase, pueden ser necesarias diferentes herramientas (Diseño de VSM futuro, Lean Office, 5S, diseño de cuadros de mando, checklists de auditoría interna, gestión de proyectos, etc.).
• Diseño del estado objetivo (TO BE): una vez el equipo está formado se pondrá en práctica las metodologías aprendidas con el fin de diseñar un estado objetivo. Una vez definido este estado objetivo se definirán las líneas de trabajo de los miembros del equipo con el/los consultor/es de Festo.
• Plan de implantación: Para cada línea de trabajo se establecerá un plan específico con diferentes etapas e hitos. Se explicitarán en un Gantt para cada línea de mejora.

→ Seguimiento

En las sesiones de seguimiento el objetivo es llevar el control de las implantaciones definidas en la fase anterior y garantizar que se lleven a cabo. La sistemática de seguimiento será la que sigue:

• Monitorización de KPIs: Los indicadores del proceso se monitorizarán para evaluar el grado de implantación y el impacto en los resultados. Ante desviaciones del indicadores se pondrán en marcha planes de contingencia siempre de acuerdo con la coordinación del proyecto por parte del cliente.
• Seguimiento de acciones: Se establecerá una dinámica de seguimiento de acciones para garantizar el avance del proyecto. Los avances se reportarán en una reunión periódica a la coordinación del cliente.
• Auditorías periódicas: en los casos en los que sea necesario, se establecerán auditorías para verificar el mantenimiento de las implantaciones.

→ Cierre y presentación de resultados

Sesiones de cierre con el equipo de trabajo, donde se presentarán los resultados de cada iniciativa de mejora. Será presentado conjuntamente por el consultor y el líder del equipo del cliente en ese proceso.

También se hará una sesión de cierre general del proyecto con el equipo directivo del cliente y la coordinación del proyecto para explicar los principales hitos y resultados del proyecto.