Os armazéns têm impacto global em toda a cadeia de fornecimento, mas é comum não serem alvo do tempo ou da análise que merecem. Normalmente, porque não fazem parte da área principal da atividade da empresa, mas cumprem funções de suporte. Assim sendo, ficam relegados para segundo plano e não recebem a atenção necessária para a sua otimização. No entanto, “o armazém é uma fonte de melhoria da produtividade e da redução de custos”, destaca José Luis Sánchez Castellví, consultor da Festo. Antes de entrar nos detalhes da gestão do armazém, é necessário diferenciar entre gestão física de stocks e a sua planificação, conceitos várias vezes confundidos.
- Planificação: determina que produto, em que quantidade e quando se recebe ou entrega, ou que nível de stocks necessitamos no armazém em cada momento.
- Gestão física: é a que diz respeito diretamente ao armazém, uma vez que compreende a responsabilidade sobre o stock físico. Ou seja, a segurança e a execução das operações que derivam das decisões tomadas na Planificação.
Na produtividade do armazém têm influência tanto o respetivo design como as atividades operacionais do dia a dia. Além disso, é necessário ter em conta todos os elementos que o compõem: produtos, pessoas, máquinas, manuseios e instalações. Portanto, é importante dispor de uma visão geral do conjunto, porque a otimização de um aspeto muito localizado pode desajustar outro e acabar por provocar o efeito contrário. No momento de definir as atividades operacionais do armazém, é necessário definir os objetivos que pretendemos alcançar e priorizá-los, para evitar que entrem em conflito entre si. Por exemplo, aumentar a qualidade e reduzir os custos pode ser complicado de compatibilizar.
Análise da demanda
A principal função de um armazém é prestar serviços para atender uma demanda. Por isso, é imprescindível conhecer a demanda em relação a aspetos como:
- O produto ou serviço que devemos oferecer: características físicas; requisitos de armazenamento; formatos de entrada, armazenamento e saída; agrupamentos e desagrupamentos em diferentes unidades de gestão; requisitos de serviço (horários, FIFO/LIFO, controlo · de estados, controlo de qualidade, manuseio, etc.).
- O volume que inclui: o cronograma anual de entrada, a saída e o anual do stock armazenado; determinar a classificação ABC de entrada e saída (o que gera mais e menos movimento, de acordo com o Princípio de Pareto); determinar a sazonalidade; a estimativa da evolução de volumes nos próximos anos.
- Os cenários possíveis com os quais nos podemos deparar: o nível máximo da demanda admitida pelo armazém, as condições normais e previstas, o nível mínimo de demanda para que o armazém funcione.
- Os pontos críticos: em função do tipo de produto (setor no qual operamos, características especiais, variabilidade, etc.) e do tipo de serviço (frequência de receções e entregas, horários, localização, qualidade...).
Critérios de design e gestão
As características da demanda marcam os critérios que devemos ter em consideração relativamente a:
- Delimitação de zonas ou grupos: é necessário definir diferentes zonas de armazenamento em função do tipo de produto (dimensões, proteção da climatologia, controlo da temperatura ou humidade, segurança, perigosidade, etc.), das operações (picking, kitting, manuseio), da classificação ABC de volume.
- Tipo de suporte: devemos determinar o suporte mais adequado de acordo com as características do produto e as operações a realizar.
- Tipo de controlo que necessitamos do stock: controlo da localização, verificar os requisitos de rastreabilidade, verificar se necessitamos de uma estratégia FIFO (do inglês, First-in/First-out) ou não, sistema de identificação.
- Localizações dedicadas ou caóticas: cada localização inclui um único tipo de referência ou é possível combiná-las? A tendência é organizar a mercadoria em localizações caóticas, pois otimiza o espaço disponível e, se dispor de um sistema de gestão eficiente, poupa tempo.
Tecnologia
A tecnologia oferece ferramentas muito úteis em relação a sistemas de armazenamento, equipamentos de manutenção e sistemas de gestão de armazém (SGA ou WMS, do inglês Warehouse Management System)
- Sistema de armazenamento:
- Armazém convencional: em bloco, indicado para poucas referências; rack seletivo, o mais amplo pela sua versatilidade e baixo custo; prateleiras de profundidade dupla, para ganhar densidade e aproveitar melhor o espaço; prateleiras em cima de base móvel, que permite otimizar o espaço, mas abranda os movimentos de entrada e saída; prateleiras compactas, para poucas referências de grande volume; prateleiras push-back, recomendável para poucas referências e aproveitamento de espaço; prateleiras dinâmicas, para trabalhar em FIFO.
- Armazém automático: prateleiras com sistema Pallet Shuttle, para aumentar a profundidade dos canais e ganhar densidade de armazenamento; transtocadores, indicado para altas exigências de produtividade e de capacidade do armazém; miniload, ideal para material pequeno com rotação elevada; carrossel vertical, para aproveitar ao máximo a superfície ocupada com materiais pequenos; carrossel horizontal, para material pequeno e leve, oferece alta velocidade de picking, mas pouca capacidade.
- Equipamentos de manutenção: paleteira elétrica de pé, paleteira elétrica com homem a bordo, paleteira manual, empilhadeira de pé, empilhadeira com homem a bordo, carro transporte de contrapeso, carro transporte retrátil, carro transporte com pantógrafo, carro de transporte torre bilateral, carro de transporte torre trilateral, transportadores de rolos, correias transportadoras, sistemas de transferência, veículos de transporte automático (AGV), veículos de transporte a laser (LGV), envolvedora automática, robô paletizador, paletizador cartesiano, máquina de embalamento automática.
- SGA / WMS: para o sistema de gestão de armazém dispomos de dispositivos de fábrica, sistema de radiofrequência (RFID), software de gestão, pick to light, pick to voice.
Organização
Nos aspetos organizativos do armazém é necessário determinar:
- Layout: estacionamento de veículos; cais e zonas de carga/descarga; zona de receção; zona de controlo, devoluções, bloqueios e incidências; stock de reserva; picking e preparação de pedidos; consolidação de cargas; embalamento e expedição; zona de paletes e embalagens; estacionamento de carros de transporte e carga de baterias; oficina de manutenção; zona de resíduos; escritórios; vestiários e serviços. O mais recomendável é organizar o layout em forma de "u", o que nos permite otimizar os recursos de gestão e conseguir uma atividade operacional mais eficiente.
- Fluxos: é necessário definir bem todos os fluxos que ocorrerão no nosso armazém, estabelecer os procedimentos relacionados e partilhá-los com toda a equipa, com o objetivo de serem realizados de maneira normalizada. Entre os fluxos possíveis, encontram-se a descarga, a receção, o controlo de qualidade, a consolidação/desconsolidação, o cross-docking, a classificação, a localização, o batch picking, a preparação de pedidos, o manuseio, a carga, a expedição, etc.
- Recursos humanos: é necessário dimensionar a necessidade de pessoal em cada um dos cenários possíveis; definir o seu nível de competências e versatilidade, para estabelecer um plano de formação adequado; e é necessário definir o sistema de avaliação e acompanhamento do pessoal.
Otimização
Assim que o armazém entra em funcionamento, é necessário abordar os pontos de melhoria seguindo um foco Lean, que contempla quatro ferramentas principais:
- Quadro de comando: definem-se os KPIs, em função dos critérios que marcamos como prioritários no funcionamento do nosso armazém. A medição dos tempos dos processos é fundamental para poder reduzi-los e diminuir a carga de trabalho. Atualmente, está disponível uma grande variedade de dispositivos tecnológicos para monitorizar cada procedimento, incluindo os deslocamentos de pessoas, os deslocamentos e o tempo de uso das máquinas, e o mapa térmico do armazém (intensidade de uso de cada zona).
- Os 5 S: é um elemento básico em qualquer armazém, um manual de ordem para saber onde é necessário situar cada elemento (máquinas, ferramentas, stocks, materiais, consumíveis, mobiliário, documentos, material de escritório, etc.) através da sinalização, e um plano de limpeza.
- Gestão visual: toda a informação obtida que devemos transmitir à equipa através de painéis visuais situados nos pontos adequados do armazém. Desta forma, melhoramos a implicação no projeto.
- Kaizen + Lean: as ferramentas PDCA (Planificar, Fazer, Verificar e Agir) estão muito desenvolvidas no ambiente produtivo, mas não tanto no armazém, e são igualmente úteis para otimizar o seu desempenho. Entre elas encontram-se a análise de processos, o Value Stream Mapping (para detetar as operações que agregam valor e as que não), o MURA (o que não é estável), o MURI (sobrecargas), os MUDAS (os desperdícios), a normalização, a identificação de perdas (indisponibilidade de recursos, preparações e ajustes, perdas de velocidade, paragens, defeitos e reprocessos, colocação em funcionamento).
A conclusão é que prestar a atenção adequada ao armazém pode gerar muitos benefícios para a empresa.
